Pourquoi votre adresse email LWS peut être suspendue pour inactivité ?

Procédure

Introduction

Les adresses email suspendues pour inactivité peuvent poser des problèmes aux utilisateurs de LWS. Cette documentation vise à expliquer les raisons derrière cette suspension, la procédure de déblocage, et les meilleures pratiques pour éviter tout nouveau blocage. Il est crucial de maintenir une adresse email active pour garantir une communication fluide et prévenir les problèmes liés à l'inactivité.

Une adresse suspendue ne reçoit plus aucun message : chaque expéditeur reçoit un refus qui parle d'un dépassement de quota (« over quota »), même si la boîte est presque vide. Les messages déjà présents dans la boîte sont conservés.

I. Pourquoi votre adresse email LWS est suspendue ?

Nous estimons qu'une adresse n'ayant eu aucune connexion durant les 90 derniers jours d'un utilisateur pour consulter son contenu est une adresse email dormante.

Ce qui compte, c'est une consultation de la boîte : depuis le webmail, ou depuis un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, l'application de votre téléphone…) qui relève la boîte. Les messages que l'adresse reçoit ou redirige ne comptent pas comme une utilisation. De même, une adresse qui sert seulement à envoyer les mails d'un site avec une authentification SMTP n'est pas consultée : voyez la partie IV pour éviter sa suspension.

Dans la grande majorité des cas, ces adresses ont été créées pour réaliser des tests ou encore pour un collaborateur qui ne l'utilise pas ou qui ne fait plus partie de la structure.

Une adresse email créée, mais inutilisée, est consommatrice de ressources qui pourraient être mieux valorisée. Une adresse mail non consultée peut continuer à réceptionner ou rediriger des mails qui vont monopoliser de l'espace de stockage sur le serveur, sur notre système de sauvegarde quotidienne des données de nos clients, mais aussi générer du flux de bande passante générée par les réceptions d'emails. De plus, ce type d'adresses emails qui parfois reçoivent des mails en spam, peut rediriger automatiquement ces mails et donc impacter la réputation des IP des serveurs de LWS. Il est donc important de ne pas laisser des adresses emails fonctionner en autonomie sans que personnes ne s'en préoccupent.

II. Comment vérifier si mon adresse email est suspendue pour inactivité ?

Lorsqu'une adresse email est inutilisée, notre système la détecte et envoi un mail à l'adresse email de contact du compte client ainsi que sur l'adresse email concerné 7 jours avant la suspension afin que l'utilisateur de celle-ci puisse faire le nécessaire avant que la suspension soit effective.

Un second mail est envoyé au moment de la suspension de l'adresse email par le système pour notifier le propriétaire du compte de cette suspension.

Si, malgré nos avertissement et notification, l'adresse email est suspendue, l'utilisateur peut vérifier l'état de suspension d'une adresse email en suivant ces étapes depuis son compte client LWS :

Étape 1 : Vous devez tout d'abord vous connecter à votre espace client LWS afin d'accéder à la gestion de votre hébergement ou de votre service mail Pro.

Étape 2 : une fois dans la gestion de votre hébergement, repérez la rubrique "Adresses emails". Ensuite, cliquez sur "Emails".

Étape 3 : Visualisez le listing des adresses emails. L'adresse suspendue doit avoir l'état "désactivé" si elle est bien concernée par cette procédure de suspension.

Ce qui se passe pendant la suspension

La suspension coupe la réception des messages sur l'adresse. Tout message envoyé à cette adresse est refusé par le serveur : il n'arrive pas dans la boîte, et son expéditeur reçoit un avis de non-remise qui contient ce texte :

554 5.7.1 Recipient address rejected: Sorry, my mailbox is curently over quota. Desole, ma boite mail est actuellement en depassement de quota

Ce message parle d'une boîte pleine, mais il est aussi envoyé quand l'adresse est suspendue, même si la boîte n'utilise que quelques Ko de son espace. Si un correspondant vous transmet ce refus alors que votre boîte est loin d'être pleine, vérifiez d'abord si l'adresse est suspendue en suivant les étapes ci-dessus.

III. Procédure de déblocage d'une adresse email LWS inactive

Afin de réactiver une adresse email suspendue rapidement, vous pouvez suivre ces étapes :

Étape 1 : Vous devez tout d'abord vous connecter à votre espace client LWS afin d'accéder à la gestion de votre hébergement ou de votre service mail Pro.

Étape 2 : une fois dans la gestion de votre hébergement, repérez la rubrique "Adresses emails". Ensuite, cliquez sur "Emails".

Étape 3 : Visualisez le listing des adresses emails et cliquez sur le bouton "Débloquer" de l'adresse concernée.

Une seconde solution est de tout simplement se connecter à l'adresse email concernée pour la réactiver au moins 90 jours.

Vérifier que l'adresse reçoit de nouveau

Environ 5 minutes après la réactivation, envoyez un message de test à l'adresse depuis une autre adresse (par exemple une adresse Gmail), puis vérifiez qu'il arrive dans la boîte. Si votre correspondant ne reçoit plus de refus « over quota », l'adresse est bien réactivée.

IV. Quelques solutions pour éviter toute suspension

Vous effectuez une redirection des mails vers une ou plusieurs autres adresses email.

Si cette adresse email est inutilisée, mais que son seul intérêt est de rediriger les mails vers une autre adresse, alors plusieurs solutions existent :

• Si la redirection n'est que vers une seule adresse email, vous pouvez directement créer une adresse email de redirection. 
• Si la redirection est effectuée vers plusieurs adresses emails, alors nous vous conseillons de passer par une liste de diffusion.

Vous avez une adresse email dédiée pour l'envoi de mail avec votre site avec authentification SMTP

Dans ce cas de figure, plusieurs conseils peuvent vous permettre d'éviter un problème de suspension :

• Utiliser la fonction "mail()" du langage de programmation PHP pour envoyer les mails de votre site Internet. Pour des CMS tels que WordPress ou Prestashop, des extensions gratuites existent pour effectuer cette opération simplement.
• Authentifier votre site en SMTP avec une adresse email que vous utilisez quotidiennement pour échanger avec vos prospects, clients, communautés, etc.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que parfois, les destinataires des emails de votre site peuvent y répondre et qu'il est intéressant de consulter régulièrement cette adresse email pour ne pas passer à côté d'une information importante.

Questions fréquentes

Mon correspondant reçoit un refus « over quota » alors que ma boîte est presque vide : pourquoi ?

Ce refus est aussi envoyé quand l'adresse est suspendue pour inactivité. Vérifiez dans la rubrique « Adresses emails », « Emails », si l'adresse est à l'état « Désactivé », puis réactivez-la avec le bouton « Débloquer » ou en vous connectant à l'adresse.

Que deviennent les messages envoyés pendant la suspension ?

Ils sont refusés par le serveur et n'arrivent pas dans la boîte. Chaque expéditeur reçoit un avis de non-remise. Pour recevoir ces messages, demandez aux expéditeurs de les renvoyer une fois l'adresse réactivée. Les messages qui étaient déjà dans la boîte avant la suspension ne sont pas supprimés.

J'ai reçu l'avis alors que j'utilise cette adresse : que faire ?

L'avis donne la liste des adresses non utilisées. Vérifiez d'abord que l'adresse citée est bien celle que vous consultez. Si vous ne faites que recevoir ses messages ailleurs (par une redirection) ou envoyer depuis un site avec cette adresse, la boîte n'est pas consultée : comme l'indique l'avis, il suffit de la consulter une fois depuis le webmail ou votre logiciel de messagerie avant la fin des 7 jours.

Pour savoir si vos appareils se connectent vraiment à cette adresse, ouvrez l'onglet « Logs d'accès » de votre messagerie et recherchez l'adresse : chaque connexion y apparaît avec son protocole (webmail, IMAP ou POP) et son statut. L'aide Comment visualiser les logs accès et connexion de mon service mail ? explique cette recherche. Si des connexions réussies récentes y figurent et que vous avez quand même reçu l'avis, contactez l'assistance LWS en indiquant l'adresse concernée et la date de l'avis.

Je ne trouve pas le bouton « Débloquer »

Utilisez la seconde solution : connectez-vous une fois à l'adresse concernée, par exemple depuis le webmail, avec l'adresse complète et son mot de passe. Attendez ensuite environ 5 minutes, puis faites le test d'envoi décrit plus haut.

Conclusion

En maintenant votre adresse email LWS active et en suivant les meilleures pratiques de sécurité, vous éviterez les suspensions pour inactivité. Assurez-vous d'utiliser régulièrement votre adresse email et de bénéficier des fonctionnalités de sécurité offertes par LWS pour une expérience de communication fluide et fiable. Si vous rencontrez des problèmes, n'hésitez pas à contacter le support client LWS pour une assistance supplémentaire.